Mimo postępu technologicznego oraz coraz większej automatyzacji i robotyzacji pracy, skutkującej zastępowaniem ludzi przez komputery lub roboty przemysłowe, nadal główną siłą większości firm i organizacji są kompetentni, doświadczeni i zaangażowani pracownicy. To od jakości ich pracy zależy sukces firmy. Gdy w strukturze powstaje wakat, którego przez dłuższy czas nie udaje się zapełnić, zwykle prędzej czy później znajduje to swoje odbicie w wynikach finansowych organizacji. To dlatego, jak wykazało badanie zrealizowane przez Antal Market Research i Macrologic, polscy menedżerowie HR właśnie rekrutację traktują jako kluczowe wyzwanie w swojej pracy. 74% z nich uważa ten aspekt za bardzo ważny, a kolejne 22% pozycjonuje go jako ważny, bo budujący przewagę konkurencyjną firmy.

— By rekrutację można było nazwać efektywną muszą zostać spełnione dwa warunki. Po pierwsze: rekrutowane osoby powinny odpowiadać pożądanemu profilowi, tzn. muszą posiadać nie tylko odpowiednią wiedzę i doświadczenie, ale także pasować do kultury organizacyjnej firmy i cenić bliskie jej wartości. Po drugie: proces rekrutacji musi przebiegać na tyle sprawnie, by możliwe było jak najszybsze zapełnienie wakatu — tłumaczy Anna Andraszek, dyrektor ds. jakości i rozwoju kadr w Macrologic SA.

Tymczasem z czasu trwania procesów rekrutacji zadowolonych jest jedynie 48% ankietowanych menedżerów HR, podczas, gdy 35% uważa, że ciągną się one zbyt długo. 18% w ogóle nie mierzy tego parametru, a tym samym nie zdaje sobie sprawy, jaki może on mieć wpływ na organizację.

Czas to pieniądz
Przedłużające się rekrutacje to nie tylko straty finansowe wynikające z utrzymującego się wakatu, ale także utrata szansy na pozyskanie do zespołu wartościowego pracownika. Firmy, które potrafią podjąć decyzję odnośnie rekrutacji szybciej, mogą bowiem ubiec w pozyskaniu pracownika inne firmy, do których dany kandydat również aplikował.
—W dobie rynku pracownika jednego specjalistę próbuje zainteresować zmianą nawet kilku pracodawców naraz. Warto jest więc zatroszczyć się o to, aby nasza przewaga konkurencyjna była widoczna w faktycznych działaniach, a nie jedynie na poziomie deklaracji. Co pomyśli kandydat, gdy spostrzeże, że w porównaniu do procesu innej firmy, nasza rekrutacja posuwa się w żółwim tempie? Uzna, że albo nie przykładamy wystarczającej uwagi do relacji z nim, albo cały nasz biznes funkcjonuje opieszale. W obu sytuacjach, częstym rezultatem jest przyjęcie oferty konkurencji — wyjaśnia Anna Piotrowska-Banasiak, dyrektor rozwoju w Antal.

Spójrz na proces rekrutacji horyzontalnie, by móc go usprawnić!
Do usprawnienia procesów rekrutacyjnych w firmie wystarczy czasem tylko zmiana perspektywy spojrzenia — z wertykalnej na horyzontalną. Ważne jest bowiem, żeby w proces rekrutacji zaangażowany był nie tylko dział HR, ale także osoby z różnych poziomów organizacji, a nawet spoza niej.



1. Zadbaj o zbadanie rzeczywistych potrzeb organizacji
Bez przeprowadzenia pogłębionych rozmów z menedżerami głównych linii biznesowych trudno będzie zaplanować proces rekrutacyjny właściwie i z odpowiednim wyprzedzeniem. To oni bowiem najlepiej wiedzą, kiedy można spodziewać się np. sezonowego wzrostu zapotrzebowania na pracowników, a zatem z jakim wyprzedzeniem i na jaką skalę należy rozpocząć rekrutację. To z kolei pozwala działowi HR przygotować odpowiednie zaplecze w postaci kanałów rekrutacyjnych.

2. Stwórz kandydatowi warunki, by opłacało mu się szybsze rozpoczęcie pracy na nowym stanowisku
Doświadczeni kandydaci zwykle mają trzymiesięczny okres wypowiedzenia. To jednak nie oznacza, że nie mają możliwości jego skrócenia. Często mają do odebrania zaległe urlopy, mogą też negocjować z poprzednim pracodawcą skrócenie okresu wypowiedzenia. Należy im jednak w tym pomóc, pokazując te możliwości oraz, być może, oferując dodatkowe korzyści za wcześniejsze przyjście do pracy. W ogólnym rozrachunku powinno się to opłacić.

3. Rozważ zatrudnienie firmy rekrutacyjnej
Firmy rekrutacyjne zatrudniające wyspecjalizowanych w danych branżach konsultantów posiadają szerokie sieci kontaktów i są w stanie przedstawić niezwykle szybko atrakcyjne kandydatury oraz doradzić w aspekcie konstrukcji oferty pracy. Wpływa to często na znaczne przyspieszenie procesu rekrutacji, a także daje większą gwarancję, że dany kandydat będzie odpowiednio sprofilowany.

4. Zaangażuj w rekrutację działy PR i marketingu
To, że nie rekrutujesz na potrzeby tych konkretnie działów, nie oznacza, że nie mają one przełożenia na efektywność rekrutacji. Wręcz przeciwnie. Działy te zarządzają kanałami komunikacyjnymi, które można wykorzystać, by dotrzeć z informacją o rekrutacji do pożądanych kandydatów. Ponadto mogą wesprzeć dział HR w budowaniu programów ‘employer brandingowych’, czyli ukierunkowanych na budowanie pożądanego wizerunku danej firmy, co w istotny sposób wpływa na łatwość pozyskania z rynku odpowiednich kandydatów. To te właśnie działy, mające wgląd w analizę wizerunku firmy w kanałach społecznościowych, mogą wskazać potencjalne bariery, które powodują, że na nasze ogłoszenie rekrutacyjne nie napływa taka liczba zgłoszeń, jaka mogłaby nas satysfakcjonować. Mogą one także zaproponować komunikacyjne środki zaradcze.

5. Usprawnij komunikację i proces rekrutacji, korzystając z procesowego ERP
Wdrożenie większości z powyższych zaleceń byłoby bardzo utrudnione bez odpowiednich narzędzi informatycznych wspierających zarządzanie, czyli systemów ERP. Te, które oparte są na zarządzaniu procesami, pozwalają nie tylko mierzyć sprawność procesu rekrutacji, ale także zadbać o to, by niezbędne informacje były zbierane z różnych poziomów organizacji, np. od wspomnianych menedżerów linii biznesowych czy działu komunikacji. To dzięki nim proces rekrutacji ma szanse przebiegać w sposób ustrukturyzowany i sprawny.

— Macrologic Merit to właśnie system ERP skoncentrowany na obsłudze procesów biznesowych. Pozwala skupić się na tych kandydatach, których oceniamy jako najlepiej rokujących i odpowiadających naszym potrzebom, umożliwia również gromadzenie wiedzy na ich temat oraz dzielenie się nią z różnymi osobami zaangażowanymi w proces rekrutacji — mówi Anna Andraszek. — Dzięki usprawnionym w ten sposób procesom możliwe jest pozyskanie takich pracowników, którzy w krótkim czasie zaadaptują się w nowym otoczeniu. To z kolei oznacza, że szybciej zaczną generować dla firmy przychód — dodaje.

Raport Antal i Macrologic „Procesy HR w firmach w Polsce” można pobrać ze strony: www.badania.macrologic.pl/

LB Relations Sp. z o.o – Agencja PR dla Macrologic S.A.
Hubert Rączkowski